Customer & Project Officer

Als Customer & Project Officer fungeer je als schakel tussen klanten, sales, en interne afdelingen.

Je onderhoudt telefonisch contact met klanten, bewaakt procedures, handelt klachten af en beheert interne/externe communicatie.

Tevens speel je een rol in het identificeren en implementeren van procesverbeteringen binnen de organisatie.

De functie bestaat uit 2 aspecten, enerzijds klantenbeheer anderzijds projectmedewerker

Als klantbeheerder (50%) ben je verantwoordelijk voor het dagelijkse A tot Z verkoopproces van de aan jou toegewezen klanten.

• Procesbeheer: Je bewaakt en optimaliseert processen zoals orderinvoer, klantaanvragen, promoties, conditie-invoer, bonusberekeningen en -registratie.
• Leveringen en facturatie: Je volgt leveringen nauwgezet op, grijpt in bij problemen en handelt facturen, creditnota’s en betalingskwesties zorgvuldig af.
• Klachten en klantvergoedingen: Je verwerkt logistieke klachten en zorgt voor een correcte afhandeling van klantvergoedingen (CRM/Case Management), in overleg met magazijnen en logistieke dienstverleners (LSP’s).
• Procesverbeteringen: Je bent alert op inefficiënties, doet projectmatige voorstellen voor verbetering en denkt mee over het optimaliseren van procedures.
• Communicatie: Je bent verantwoordelijk voor zowel interne als externe communicatie over het orderboek van jouw klantenportfolio en neemt deel aan de beurtrol voor inkomende en uitgaande telefonie en e-mails.
• Documentatie: Je helpt bij het up-to-date houden van handboeken en richtlijnen.
• Escalaties: Je signaleert knelpunten en zorgt voor een vlotte opvolging en oplossing.

Als projectmedewerker (50%) voor customer improvement ligt je initiële focus op het signaleren, initiëren van de uitwerking van projecten die de efficiëntie van de organisatie en/of klanttevredenheid vergroot.

• Coördinator en verbinder: Je fungeert als brug tussen interne afdelingen zoals customer support, marketing, sales, finance en supply chain, en zorgt voor een vlotte samenwerking.
• Afstemming van behoeften: Je stemt de noden en verwachtingen van alle betrokken partijen voortdurend op elkaar af binnen verbetertrajecten.
• Procesoptimalisatie: Je richt je op het verbeteren van bestaande processen en de implementatie van nieuwe processen die gelinkt zijn aan customer support.
• Impactanalyse: Je houdt rekening met de bredere impact van procesveranderingen op organisatieprocessen en -structuren.
• Projectbeheer: Samen met de business definieer je de scope en doelstellingen van projecten. Je stelt een projectplan op en beheert het van begin tot eind.
• Realisatie en evaluatie: Je coördineert en faciliteert de samenwerking tussen afdelingen tijdens de uitvoering, en evalueert de resultaten na afloop.
• Bewaken van deliverables: Je houdt permanent toezicht op de scope, planning en kwaliteit van de projectdeliverables.

• Achtergrond: Zowel pas afgestudeerden als ervaren kandidaten zijn welkom. Werkervaring in Customer Service of Sales is een plus.
• Technische vaardigheden: Ervaring met diverse systemen zoals ERP (voorkeur SAP), CRM/SRM en Microsoft Office, vooral Excel.
• Talenkennis: Goede kennis van het Nederlands en het Frans, aangevuld met een solide kennis van Engels.
• Persoonlijke eigenschappen:
  • Flexibele en klantvriendelijke teamspeler.
  • Proactief, commercieel en resultaatgericht.
  • Accuraat, planmatig en hands-on ingesteld.
  • Sterk cijfermatig inzicht, bijvoorbeeld voor bonusberekeningen en controles.
  • In staat om geconcentreerd en aandachtig te werken aan deadlines, met telefonische beschikbaarheid.
• Klantgerichtheid: De klant staat altijd centraal in jouw werk, je bent het visitekaartje van de organisatie.
• Passie voor verbetering: Gedreven om zowel de organisatie als de klantprocessen te verbeteren.
• Projectmatig werken: Een zelfstandige en volwassen werkhouding met ruimte voor eigen inbreng en ideeën die de organisatie naar een hoger niveau tillen.

Met deze vaardigheden en mindset ben jij een belangrijke schakel in ons team!