Office & Family Assistant

Voor onze klant zijn wij op zoek naar een Office Manager / Family Assistant die de dagelijkse werking van het kantoor ondersteunt en mee vormgeeft. In deze veelzijdige rol ben je de rechterhand van de zaakvoerder en werk je ook nauw samen met zijn familie. Je neemt zowel administratieve als organisatorische verantwoordelijkheden op, zowel op zakelijk als familiaal vlak.

Jouw verantwoordelijkheden

Boekhouding & Financieel beheer
•    Verwerken & goedkeuren van facturen in samenwerking met de externe boekhouder : Je controleert inkomende facturen op juistheid en volledigheid, zorgt voor de goedkeuring ervan en werkt nauw samen met de boekhouder voor de verwerking in de financiële administratie.
•    Beheer van betalingen en rekeningen : Je ziet toe op tijdige betalingen van leveranciers en andere zakelijke verplichtingen, volgt bankrekeningen op en zorgt ervoor dat er altijd een correct financieel overzicht is.
•    Facturatie vastgoedbeheer : Je staat in voor de facturatie van vastgoed gerelateerde inkomsten, zoals huurgelden of onderhoudskosten, en beheert eventuele openstaande vorderingen.

Persoonlijke Assistentie (PA)
•    Ondersteuning van de zaakvoerder : Je bent de rechterhand van de zaakvoerder en biedt proactieve ondersteuning in zakelijke en persoonlijke aangelegenheden. Dit kan variëren van het beheren van agenda’s tot het opvolgen van belangrijke deadlines en documenten.
•    Organiseren van zakelijke & privéreizen : Je plant en coördineert zowel professionele als persoonlijke reizen, inclusief het boeken van vluchten, accommodaties en transport. Je zorgt ervoor dat alles tot in de puntjes geregeld is.
•    Beheer van reserveringen en ontvangst van bezoekers : Je beheert reserveringen voor zakelijke meetings en privé-evenementen en zorgt voor een gastvrije ontvangst van bezoekers, inclusief catering en vergaderzalen.
•    Contacten met leveranciers en dienstverleners : Je coördineert afspraken met externe leveranciers, zoals IT-partners, schoonmaakdiensten en facilitaire diensten, om ervoor te zorgen dat het kantoor optimaal functioneert.

Familie gerelateerde ondersteuning
•    Beschikbaar voor dringende familiezaken : Je biedt ondersteuning bij familiale aangelegenheden, zoals het regelen van afspraken, opvolgen van familie gerelateerde administratie en het assisteren bij onverwachte situaties.
•    Beheer van persoonlijke administratie (paspoorten, pincodes, etc.) : Je staat in voor het beheer van vertrouwelijke documenten en administratie, zoals het vernieuwen van paspoorten, registreren van verzekeringen en opvolgen van belangrijke privéaangelegenheden.

•    Ervaren Office Manager met een gestructureerde, proactieve werkhouding
•    Discreet, betrouwbaar en flexibel
•    Sterk in administratie, HR en financieel beheer
•    Affiniteit met high-level ondersteuning (persoonlijke assistentie)
•    Talen: Nederlands & Engels (Frans is een plus)
•    Dienstverlenende mindset: meedenken en ontzorgen